12 lỗi CNTT mà các doanh nghiệp nhỏ hay mắc phải

Steve Strauss là một chuyên gia về doanh nghiệp nhỏ, từng nhiều năm viết cho tờ USAtoday.com về nhóm đối tượng này. Ông vừa là một luật sư, vừa là một diễn giả, một nhà viết sách. Ông từng được mời tham dự các chương trình về kinh tế của CNN, CNBC, MSNBC. Ông cũng thường xuyên tham gia AOL Small Business và American Express OPEN Forum. Ông đã có một bài viết đề cập về 12 lỗi CNTT mà các doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải nhất.


1. Bó hẹp trong suy nghĩ:
Những gì mà internet mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ đó là khả năng để bán hàng ở mọi nơi, mọi thời điểm. Tuy nhiên, đó mới chỉ là lợi ích ban đầu. Nhìn xa hơn, thứ tốt nhất mà internet mang lại đó là giúp cho các doanh nghiệp không còn bị bó hẹp trong chữ "nhỏ" của mình.
Không quan trọng là quy mô của doanh nghiệp bạn ở cỡ nào, web đã nâng tầm cho sân chơi chung. Bạn có thể là nhỏ trong thực tế nhưng khi lên mạng thì bạn trông không kém cạnh bất cứ đối thủ sừng sỏ nào. Bạn sẽ có một website trông thật trau chuốt, chuyên nghiệp, đáng tin cậy chỉ mới một chi phí thấp. Còn nếu bạn chưa thực sự trông ra dáng ở trên mạng thì đã đến lúc cần củng cố điều đó. Bạn có thể có những website rất tuyệt chỉ nhờ sử dụng một trong số nhiều dịch vụ khởi tạo web trực tuyến hiện nay (Họ có nhiều mẫu rất chuyên nghiệp để bạn tùy chọn) hoặc thuê một nhà thiết kế theo hợp đồng. Dù sao đi nữa, một thế giới của cơ hội đang chờ đón bạn.

2. Thiếu các chính sánh và phần mềm bảo mật chuẩn xác:
Tất nhiên là bạn biết được rằng nên có những phần mềm bảo mật máy tính để chống lại những nguy hiểm và các chiêu lừa đảo trên mạng. Thậm chí là bạn đã có một vài phần mềm cơ bản. Tuy nhiên trang bị cho doanh nghiệp nhằm chống lại các mối đe dọa sẽ đòi hỏi nhiều thứ phức tạp chứ không chỉ là tải về một chương trình miễn phí, không tên tuổi.
Dữ liệu của bạn, danh sách khách hàng, số tài khoản, mật khẩu, hợp đồng và những tài liệu khách chính là sinh mạng của doanh nghiệp. Nhưng hiện có nhiều doanh nghiệp nhỏ coi những thứ trên không phải là một mối đe dọa thực sự. Theo FBI, trong vài năm qua, tội phạm đã bắt đầu hướng đến các doanh nghiệp nhỏ và chúng đã chuyển trái phép khoảng 100 triệu đô la Mỹ từ tài khoản của các đơn vị này. Bằng cách nào? Các nạn nhân bị hack bởi vì họ thiếu đi các hệ thống bảo mật thông thường.
Không phải là bạn chỉ cần có những phần mềm bảo mật và bạn còn cần có những chính sách về cách quản lý máy tính xách tay, cách tải cập nhật phần mềm đúng cách (có những liên kết có thể chứa virus) và cách để bảo vệ cho những chiếc điện thoại thông minh. Những chính sách, thủ tục và những phần mềm tốt chính là tuyến đầu trong cuộc chiến chống lại tin tặc.

3. Không lên lịch sao lưu dữ liệu định kì:
Bạn luôn được nhắc nhở rằng "Hãy sao lưu dữ liệu" nhưng thực tế bạn có làm theo không? Có lẽ là không. Thật đáng ngạc nhiên, sai lầm về CNTT rất dễ khắc phục này trong các doanh nghiệp nhỏ lại chỉ xảy đến một lần duy nhất với bất kì doanh nghiệp nào. "Hãy sao lưu dữ liệu" không chỉ là một câu khẩu hiệu tốt mà nó còn là một ý tưởng tốt. Dù bạn muốn làm nó một cách thủ công hoặc sử dụng công cụ trực tuyến hay dịch vụ định kì thì điều quan trọng nhất vẫn chính là bạn. Hãy làm điều này thường xuyên? Câu hỏi đặt ra là nên ở mức độ thế nào? Tốt nhất là một tuần một lần tuy nhiên nếu dữ liệu của bạn quá quan trọng thì sao lưu hàng ngày là một lựa chọn thông minh. Hãy lên kế hoạch cẩn thận. Phòng ngừa tốt còn hơn sự xám hối.

4. Dựa vào những công nghệ lỗi thời:
Bạn có muốn sử dụng một chiếc điện thoại di động thậm chí bạn không thể soạn tin nhắn hay là sử dụng modem dạng quay số để truy cập internet? Chắc chắn là không. Nhiều doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng những phần cứng và phần mềm họ đang sử dụng không có gì bị lỗi thời cả. Dù bạn có thích nhận xét này hay không thì rõ ràng, khả năng để vận hành việc kinh doanh tốt có liên quan trực tiếp đến chất lượng của công nghệ mà bạn sở hữu. Ví dụ, ngày nay, rất dễ dàng để tự động cập nhật trang mạng xã hội của công ty mà bạn không cần làm nó một cách thủ công vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Điều duy nhất bạn cần là mua một phần mềm có thể làm việc đó. Hoặc là làm sao để sử dụng một ứng dụng nhằm chụp ảnh hóa đơn trong khi bạn vẫn đang ở trên đường đi và hóa đơn đó tự động được đưa vào báo cáo tiêu dùng của bạn? Đó chính là sức mạnh của công nghệ mới.

5. Không bao giờ học về các phần mềm một cách thực sự:
Phần lớn các phần mềm không giống như bộ não của chúng ta: mọi người có xu hướng sử dụng chỉ 10% trong số đó. Và điều đó thật sự quá tệ. Phần mềm của bạn có thể làm nhiều thứ cho doanh nghiệp của bạn - nếu bạn chịu bỏ ra thời gian để học cách sử dụng. Các công ty phần mềm đã dành ra hàng nghìn giờ đồng hồ để tạo ra phần mềm mà bạn mua về. Họ đã nghiên cứu kĩ lưỡng, thử nghiệm và hoàn thiện nó. Có rất nhiều thứ ẩn giấu bên trong phần mềm có thể giúp cho việc kinh doanh của bạn dễ dàng hơn nếu bạn chịu bỏ ra thời gian để tìm và học nó. Với những công ty mới khởi nghiệp, nên đến website của nhà sản xuất và kiểm tra những mẹo, thủ thuật và các tài liệu hướng dẫn căn bản có trên đó.

6. Thiếu sự tập huấn bài bản:
Đây là lỗi CNTT phổ biến gắn với lỗi số 5 đã đề cập ở trên. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không nhận ra giá trị của việc tập huấn, đào tạo về CNTT đối với doanh nghiệp của mình là bao nhiêu. Thực ra khi bạn mua phần mềm hoặc phần cứng, bạn đều cần phải làm việc này. Dù cho đó là đào tạo trực tuyến hay cầm tay chỉ việc, hay là hỗ trợ cá nhân, hãy chắc chắn rằng bạn là đồng nghiệp của mình có được những gì cần thiết và hiệu quả. Một con số thống kê cho rằng, một khóa đào tạo 2 tiếng đồng hồ có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp 10 tiếng đồng hồ đối với mỗi nhân viên trong một nhân và giúp tăng năng suất lao động.

7. Thiếu hỗ trợ kĩ thuật:
Dù bạn lập ra một doanh nghiệp chỉ có một người, hoặc 10 người hoặc hơn 50 người thì hỗ trợ kĩ thuật vẫn đóng vai trò then chốt trong việc giúp hệ thống của bạn chạy chính xác. Dù không thường xuyên nhưng các doanh nghiệp hay cắt một khoản kinh phí cho việc này vì cho rằng nó ảnh hưởng đến ngân sách. Đó là một sai lầm. Bạn có thể tự phẫu thuật cho mình được không? Chắc chắn là không. Vậy thì với máy tính cũng thế. Máy tính chính là những gì mà bạn kinh doanh và các nhân viên CNTT chuyên nghiệp chính là nhân tố để đảm bảo cho hệ thống của bạn chạy trơn tru. Hãy đảm bảo rằng bạn có một công ty tư vấn tin cậy hoặc một đơn vị phân phối lại có thể tận tâm giúp bạn khi bạn cần.

8. Không có kế hoạch chuẩn bị cho thảm họa:
Hãy cân nhắc về những số liệu mà Symantec đưa ra trong một khảo sát: 65% số doanh nghiệp nhỏ ở trên toàn cầu có xu hướng sẽ bị vướng vào một thảm họa thiên nhiên nhưng 50% số doanh nghiệp này không có bất kì dạng kế hoạch chuẩn bị cho thảm họa nào. Điều này bắt nguồn từ suy nghĩ, thảm họa tự nhiên là điều tồi tệ nhất mà đã như thế thì họa hoằn lắm nó mới xảy đến. Nếu bạn không sẵn sàng cho việc này, thay vì mang đến khó khăn, nó có thể khiến cho mọi thứ bạn có trôi đi nhanh chóng.
Bạn làm gì nếu như bạn kinh doanh kem mà mất điện? Nếu không có kế hoạch, mọi thứ sẽ tan chảy. Nhưng nếu bạn có kế hoạch, bạn có thể có một hệ thống điện dự phòng với mức giá phải chăng và vận hành đơn giản. Một kế hoạch chuẩn bị cho thảm họa có thể gồm: sao chép và lưu lại tất cả các tài liệu quan trọng ra khỏi hệ thống, có hệ thống sao lưu và bảo mật máy tính thích đáng.

9. Không thải hồi công nghệ cũ đúng cách:
Vấn đề này nếu không nói ra thì bạn không biết rằng nó là một vấn đề quan trọng và nó cũng rất dễ để xử lý. Có hai khía cạnh cần bàn tới. Nếu đơn giản là bạn vất bỏ những thứ cũ kĩ đi, bạn đã gây hại đến môi trường. Bạn đã vô tình thải ra những chất độc vào lòng đất. Thêm nữa, nếu không thải hồi đúng cách, rất có thể những dữ liệu nhạy cảm có trong đó sẽ bị rò rỉ. Do đó, để loại bỏ công nghệ cũ, hãy liên hệ với nhà sản xuất hoặc đơn giản là hiến tặng cho những quỹ từ thiện để được miễn thuế.

10. Dễ bị mắc lừa trên các mạng xã hội:
Có thể là bạn hoặc một ai đó trong công ty đang ở trên Facebook và thấy một người bạn kháo rằng "Hãy xem đoạn video thú vị này đi". Bạn kích chuột vào và được hỏi nâng cấp phần mềm để xem nó. Bạn đồng ý. Vậy là bạn đã "cõng rắn cắn gà nhà". Hãy cẩn thận nếu như các tài khoản trên Twitter của nhân viên đăng tải những thứ vô bổ hoặc tài khoản Facebook sẽ yêu cầu bạn của bạn gửi tiền chỉ vì bạn đang mắc kẹt ở London.
Những vụ lừa đảo trên các mạng xã hội đang có xu hướng nở rộ. Chính vì thế bạn nên tạo ra những quy định, chính sách và các thủ tục đối với văn phòng của bạn để làm sao sử dụng những mạng này thật an toàn và đúng cách. Nếu không làm được việc này, thương hiệu của bạn không chỉ bị ảnh hưởng mà nó còn khiến bạn bị thụt két vì tin tặc. Do đó, hãy cẩn trọng trước những cái bẫy này.

11. Không giám sát nhãn hiệu và danh tiếng của đơn vị trên mạng:
Bạn có biết mọi người đang tung tin gì về công ty của bạn trên Twitter không? Blog của những người này nói gì về bạn? Nếu không biết câu trả lời thì đó có thể là một lỗi lớn. Họ có thể nói tốt nhưng cũng có thể bôi xấu bạn. Thậm chí họ còn nói về những thứ mà ngay cả bạn cũng không biết là thật hay giả. Nhiều đơn vị hiện giờ chuyên kinh doanh trên mạng nên những thông tin đăng tải về việc kinh doanh của họ sẽ gây những ảnh hưởng đáng kể.
Một giải pháp CNTT để giám sát thương hiệu và can thiệp khi cần thiết mà bạn có thể tiếp cận đó là thiết lập một cảnh báo trên Google. Điều này sẽ giúp bạn biết bất kể khi nào có một thông tin nào đề cập về đơn vị của bạn. Nếu có điều gì sai trái, bạn cần phải hành động ngay tức khắc.

12. Không mua những phần mềm "xịn":
Có thể bạn muốn tiết kiệm tiền để mua phần mềm ăn cắp, hoặc copy lại từ một ai khác hoặc thậm chí là sử dụng phần mềm miễn phí. Nếu bạn có xu hướng chọn những giải pháp này chắc chắn bạn cần xem xét lại mọi việc thật nghiêm túc. Sử dụng phần mềm không đúng cách có thể:
- Một vài trường hợp là phạm pháp (ăn cắp bản quyền)
- Bạn không được hỗ trợ
- Phần mềm lỗi thời nhưng bạn ngại cập nhật nó
- Bạn có thể tải về một virus
- Bạn có thể có được sự bảo vệ rất hạn chế
Nếu như bạn cho rằng sử dụng phần mềm ăn cắp hoặc miễn phí có thể tiết kiệm được tiền thì hãy cân nhắc lại. Trên thực tế, nó có thể khiến bạn còn mất nhiều hơn những gì bạn tưởng. Đừng mắc phải lỗi lầm ngớ ngẩn này.